当争议各方同意选定了调解员,而该调解员亦愿意接受委托,有关各方便须通知香港国际仲裁中心。如在双方的合约中已订明或双方协议采用香港国际仲裁中心调解规则(“规则”),则调解便按照规则进行。如争议各方未在规则规定的时限内一致同意,便须填妥并提交表格M通知香港国际仲裁中心,将副本交予另一方,同时亦须向香港国际仲裁中心提交已给另一方送达文件的证明。香港国际仲裁中心会在核实后委派一名已获认许且并无被取消资格的调解员担任调解。
香港国际仲裁中心在接获依据规则要求委任调解员的申请后,应考虑以下因素委任一名适当人士︰
- 争议的性质;
- 调解员的时间安排;
- 各方的身份;
- 调解员的独立性及公正性;
- 有关协议中的任何规定;及
- 各方自己提出的任何建议。
香港国际仲裁中心作出决定后,应相应地通知各方及调解员。
香港国际仲裁中心可要求各方提供进一步资料,而各方须在收到要求后的十四天内提供所需数据。如有关方面未能或拒绝在指定期间提交资料,香港国际仲裁中心可根据已有的资料作出决定。